Beste leden,                                                                                     

Hierbij nodigen we jullie van harte uit voor een Buitengewone ALV op maandag 22 juni a.s. om 20:00 uur in ons clubgebouw.

In december 2019 heeft het bestuur van Alexandria’66 het initiatief genomen om de mogelijkheden te onderzoeken voor een nieuw clubgebouw, dat inmiddels meer dan 40 jaar oud is.

In samenwerking met diverse Gemeentelijke instanties zijn we nu op een punt gekomen waarbij de vereniging een Samenwerkingsovereenkomst (SOK) kan gaan sluiten met de Gemeente Rotterdam,

Volgens deze overeenkomst moet Alexandria’66 het economisch eigendom overdragen aan de Gemeente.

De Gemeente zal in samenspraak met Alexandria’66 een nieuw clubgebouw ontwerpen, waarbij bekeken wordt of het een renovatie van het huidige clubgebouw wordt met een nieuwbouw uitbreiding. Of een geheel nieuw clubgebouw.

Alexandria’66 is voornemens medewerking te verlenen aan de overdracht van het economisch eigendom van het Huidige Clubgebouw aan de Gemeente Rotterdam.

Gezien de complexe constructie van het economisch eigendom, welke gedurende de afgelopen jaren ontstaan is, dient deze overdracht bekrachtigd te worden door goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering aan het bestuur van de Voetbalvereniging Alexandria’66, overeenkomstig de onderstaande statuten:

1. Voetbalvereniging Alexandria’66, overeenkomstig artikel 14 lid 3 van de Statuten.
2. Stichting BEKA’66 overeenkomstig artikel 7 lid 2 van de Statuten.
3. Sportvereniging Alexandria’66 overeenkomstig artikel 6 lid 3 van de Statuten

Zoals in de SOK opgetekend, en voor gecoördineerde afstemming met de Gemeente ten behoeve van Het Nieuwe Clubgebouw en de algehele vernieuwing van Sportcomplex Oosterflank 1, zal Alexandria’66 uiterlijk 1 juli 2026 een bouwcommissie benoemen met daartoe benodigde bevoegdheden zoals hieronder omschreven.

Benoeming bouwcommissie:

De financiering van de renovatie/nieuwbouw van het clubgebouw komt van de Gemeente Rotterdam.
Alexandria’66 financiert de inventaris en sluit een overeenkomst met Sportbedrijf Rotterdam voor de jaarlijkse onderhoudskosten van het clubgebouw.
Daar veel financiële zaken door de Gemeente geregeld worden, is op dat vlak de rol van de bouwcommissie beperkt.De bouwcommissie is een advies- en uitvoeringsorgaan namens het bestuur, geen zelfstandig beslissingsorgaan.

Voorbereiding en advies

• Inventariseren van wensen en behoeften voor het clubgebouw
• Opstellen van een programma van eisen
• Vergelijken van ontwerpen
• Adviseren van het bestuur over keuzes en budgetten
• Onderzoeken van subsidies, vergunningen en financiering

Projectbegeleiding

• Contact onderhouden met architect, aannemer en gemeente
• Bewaken van planning, kwaliteit en budget
• Signaleren van risico’s en meerwerk
• Rapporteren aan bestuur en/of algemene ledenvergadering

Uitvoering van gedelegeerde taken

Het bestuur geeft mandaat aan de commissie:

• offertes opvragen
• onderhandelingen voeren,
• kleine uitgaven goedkeuren binnen een vastgesteld budget  1.000),
• vrijwilligers coördineren.

Wat de bouwcommissie niet zelfstandig mag:

• contracten namens de vereniging tekenen,
• leningen afsluiten,
• grote financiële verplichtingen aangaan,
• definitieve bestuursbesluiten nemen.

De agenda voor deze avond treffen jullie bijgaand aan.

Alle leden zijn van harte uitgenodigd!

Namens het bestuur,

Dick Horsmans,

Voorzitter.

Agenda Buitengewone Algemene Ledenvergadering (ALV) van v.v. Alexandria’66

1. Opening
2. Ingekomen stukken
3. Goedkeuring van de ALV aan het bestuur, het economisch eigendom van het huidige clubgebouw over te dragen aan de Gemeente Rotterdam overeenkomstig de Statuten van de Voetbalvereniging Alexandria’66,artikel 14 lid 3
4. Goedkeuring van de ALV aan het bestuur, het economisch eigendom van het huidige clubgebouw over te dragen aan de Gemeente Rotterdam overeenkomstig de Statuten van de Stichting BEKA’66 artikel 7 lid 2
5. Benoemen van de Bouwcommissie voor gecoördineerde afstemming met de Gemeente ten behoeve van Het Nieuwe Clubgebouw en de algehele vernieuwing van Sportcomplex Oosterflank.
   

   Voorgedragen als vaste leden van de Bouwcommissie:

   Hans Korevaar – Voorzitter
   Peter Baardse – Financiën
   Dick Horsmans – Bestuur/Clubgebouw
   Ka Wai Pang – Technische Zaken
   Zachary Sitaram – Technische Zaken

   Verder zal de bouwcommissie een beroep doen op de expertise van diverse van onze leden, die zich daarvoor aangemeld hebben.

6. Rondvraag
7. Sluiting

Na sluiting (ca. 21:00 uur)

Drankje en napraten, waarbij gelegenheid voor de leden om nog met bestuursleden persoonlijk in gesprek te gaan over bepaalde onderwerpen of vragen die leven.